Rezervace v PMS, úklid na WhatsAppu, závady v sešitě
V Alfě rezervace hned vytvoří úkol pro tým a nahlášená závada jde na údržbu a v případě potřeby zablokuje apartmán.
Hotely, aparthotely a provozovatelé apartmánů
Celý objekt v jednom systému - od rezervace po uklizený apartmán
Alfa PMS spojuje kalendář rezervací, úklid, práci oddělení, sklad, doklady a vyúčtování majitelů. Každý vidí to, co potřebuje - a nic navíc.
- Funguje v prohlížeči i v telefonu
- Napojení na channel manager a prodejní kanály
- Zavedení s vašimi daty
Spolupracuje s nástroji, které už používáte
- Booking.com
- Airbnb
- Expedia
- KSeF
- TTLock
Proč Alfa
Jeden systém místo pěti tabulek, tří komunikátorů a papírků na recepci
Předání směny recepce ústně
Každé oddělení přebírá a předává směnu v systému - se seznamem úkolů, kontrolním seznamem a poznámkou. Přes noc se nic neztratí.
Majitel volá kvůli vyúčtování
Vyúčtování se počítá z rezervací a nákladů a majitel ho vidí ve svém portálu.
Pro koho
Přizpůsobený tomu, jak objekt provozujete
Hotely a penziony
Recepce, pokoje, konferenční sály, doklady a fiskální tiskárna. Kategorie pokojů, cenové a stravovací plány.
VíceAparthotely a apartmány
Více budov a lokalit, zámky s PIN kódy, úklid v terénu a karty apartmánů s odpověďmi pro hosty.
VíceProvozovatelé apartmánů
Správa cizích apartmánů: vyúčtování majitelů, provize, náklady rozepsané na apartmány a portál majitele.
VícePřehled prodeje
Celý objekt na jednom přehledu
Tržby, ADR, RevPAR, obsazenost a prodejní kanály pro celou skupinu nebo jednu budovu. Nad výsledky dlaždice oddělení: kdo převzal směnu a kolik úkolů čeká - urgentní, na dnešek a na celý měsíc.
- Tržby, ADR, RevPAR, pokojonoci a obsazenost ve srovnání s předchozím obdobím
- Podíl prodejních kanálů, storna a ztracená hodnota
- Pickup - kolik rezervací přišlo a na jaké termíny
Provoz oddělení
Každé oddělení má svou nástěnku
Recepce, úklid, údržba, účetnictví, marketing a vedení. Převzetí směny, kontrolní seznam, úkoly na dnešek i na celý měsíc. Manažer vidí všechna oddělení na jedné obrazovce.
- Převzetí a předání směny s poznámkou a seznamem úkolů
- Kontrolní seznamy směn nastavuje vedoucí oddělení
- Úkoly na den nebo na celý měsíc, měsíční přehled a report oddělení
Úklid (housekeeping)
Úklid, který tým opravdu baví
Plán dne v telefonu, v jazyce uklízečky. Úkoly s odhadem času, kontrola kvality, zásoby v apartmánech a rozpis se žádostmi o volno.
- Plán dne: odjezdy, příjezdy, priority a dřívější check-in
- Úkoly s přidělením, odhadem času a kontrolou kvality
- Rozpis a dostupnost týmu, žádosti o volno
Portál majitele a vyúčtování
Vyúčtování majitelů bez Excelu
Tržby, provize kanálů, náklady a úklid se počítají samy. Majitel má svůj portál a vidí jen své jednotky.
- Tři modely vyúčtování: nejdříve netto, kaskáda, klasický
- Provize podle kanálu, speciální nabídka a náklady na úklid
- Portál majitele s vyúčtováním a detailem nákladů
Doklady a platby
Faktury, e-fakturace a náklady na jednom místě
Faktury, dobropisy, zálohy a účtenky přímo z rezervace, s odesláním do KSeF a fiskální tiskárnou. Modul nákladů stahuje nákupní faktury z KSeF, rozepisuje je na apartmány a majitele a zboží přijímá na sklad - vyúčtování majitelů počítá se skutečnými náklady.
- Faktury, dobropisy, zálohové a konečné faktury, proformy
- KSeF - odeslání FA(3) a stav dokladu
- Stahování nákupních faktur z KSeF
- Mapa položek: jednou přiřazená položka dodavatele se pamatuje
6oddělení s vlastní nástěnkou
17modulů k samostatnému zapnutí
4jazyky panelu pro tým
3modely vyúčtování majitelů
Moduly
Vše, co objekt potřebuje - platíte jen za to, co používáte
Každý modul se zapíná zvlášť. Malý penzion začne kalendářem a úklidem, provozovatel se stovkou apartmánů přidá vyúčtování majitelů, sklad a e-fakturaci.
Prodej a rezervace
Přehled prodejeVýsledky celého portfolia na jedné obrazovce: tržby, ADR, RevPAR, obsazenost a pickup - pro všechny objekty nebo vybranou skupinu.Více Kalendář rezervacíPřehledný harmonogram všech apartmánů a pokojů. Přetažením změníte termín nebo jednotku, boční panel ukáže celou rezervaci.Více Rezervace a hostéSeznam rezervací s filtry jako v nejlepších systémech PMS, skupinové rezervace, úvěrové účty a kartotéka hostů.Více Ceny a dostupnostCenový kalendář s omezeními, hromadné změny pro více jednotek a export do PMS nebo channel manageru.Více CRM, nabídky a marketingObchodní trychtýř pro firmy a skupiny, nabídky s variantami měněné na rezervace, kampaně a kupóny.Více Konferenční sályHodinové rezervace sálů s ceníkem balíčků a doplňkových služeb, viditelné i v hlavním kalendáři.Více
Provoz a objekt
Provoz odděleníDenní centrum práce každého oddělení: recepce, úklidu, údržby, účetnictví, marketingu a vedení. Mezi směnami se nic neztratí.Více Úklid (housekeeping)Kalendář úklidu, plán dne, přidělení úkolů a rozpis týmu. Funguje v telefonu a ve čtyřech jazycích: polštině, angličtině, ukrajinštině a ruštině.Více Karty apartmánůVše o apartmánu na jednom místě: parametry, fotky místností, odpovědi na otázky hostů, vybavení a inventář ze skladu.Více SkladDrogerie, kosmetika, textil a vybavení. Receptury spotřeby odepisují zboží samy při každém úklidu.Více Závady a návrhyNahlášení závady z telefonu za 20 sekund, s fotkou. Tabule hlášení, kritický stav a nákupní seznam z hlášení týmu.Více Údržba a zámkyKniha objektu, revize, servisní zakázky a blokace. Zámky TTLock s PIN kódy zasílanými hostům automaticky.Více
Finance a majitelé
Doklady a platbyFaktury, dobropisy, zálohy a účtenky přímo z účtu pokoje. Polská e-fakturace KSeF (FA(3)), fiskální tiskárna a pokladní report.Více Náklady a nákupní fakturyNákupní faktury stahované z KSeF a rozepsané na apartmány a majitele. Zboží jde na sklad po schválení.Více Portál majitele a vyúčtováníPro provozovatele spravující cizí apartmány: pravidelná vyúčtování, provize, náklady a portál, kde majitel vidí své výsledky.Více
Správa a bezpečnost
Vývoj
Co je nového v Alfa PMS
Systém vyvíjíme společně s objekty, které na něm pracují. Tady je seznam posledních změn.
Novinky-
Karty apartmánů
Karta apartmánu: úprava každé sekce přímo z karty, inventář (talíře, příbory) z katalogu skladu s volbou "odepsat ze skladu" a inventura s chybějícími kusy na nákupní seznam.
-
Provoz oddělení
Provoz oddělení: opakované úkoly, seznamy apartmánů k odškrtání, úkoly zakládané systémem, eskalace urgentních na manažera, měsíční report a tisk plánu směny. Nové nástěnky: účetnictví a marketing.
-
Provoz oddělení
Provoz pro každé oddělení: úklid, údržba a vedení dostaly vlastní nástěnky, měsíční přehled a úkoly "na měsíc".
-
Uživatelé a oprávnění
Všechny účty na jednom místě: úprava, vypnutí a smazání, role bez přístupu k datům recepce a nový majitel v jednom kroku s apartmány nabídnutými z Previo.
Časté otázky
Nahrazuje Alfa PMS můj channel manager?
Nemusí. Alfa načítá rezervace, apartmány a ceny z vašeho channel manageru (např. IdoBooking, Previo, NFHotel) a prodej v kanálech může dál běžet přes váš channel manager. Alfa přidává to, co PMS nedělá: práci oddělení, úklid, sklad, údržbu a vyúčtování majitelů.
Musím koupit všechny moduly?
Ne. Každý modul se zapíná zvlášť a platí se jen za zapnuté. Můžete začít dvěma a přidávat další.
Funguje v telefonu?
Ano. Úklid a údržba pracují v telefonech: plán dne, úkoly, fotky závad a inventura vybavení.
V jakých jazycích je panel?
Panel je v polštině. Obrazovky pro úklid fungují i v angličtině, ukrajinštině a ruštině - každý si vybere svůj jazyk.
Kde jsou naše data?
Každý klient má vlastní instalaci a vlastní databázi na serveru v Polsku. Data se nemíchají s jinými objekty.
Jak dlouho trvá zavedení?
Obvykle od týdne do několika týdnů - podle počtu modulů a objektů. Importujeme apartmány a rezervace, zakládáme účty a role a školíme tým.
Podívejte se na Alfa PMS s vlastními daty
Ukážeme systém nejdřív na ukázkových datech, pak na vašich apartmánech. Bez závazků.